En el mercado competitivo actual es obligatorio implementar innovaciones de gestión que permitan al autónomo o la pyme consolidar su posición. Según estimaciones, el 80% de los pequeños negocios no llegan a superar el primer año y las estadísticas se elevan al 90% al alcanzar los cinco años.
En gran parte el declive de los mismos se debe a que no han incluido internamente los mecanismos que les permiten lidiar con los trámites del día a día. En el caso de la facturación, el uso de un programa de calidad puede incentivar de gran manera a que el proyecto se encuentre del lado de los que prosperan.
¿Cómo elegir un programa de facturación eficiente?
Si se hace un pequeño arqueo de los softwares que se pueden utilizar, te podrás percatar inmediatamente de la amplia oferta que existe en el mercado. Con esta premisa en la mente, ¿cuál de todos estos elegir para que se adapte a las necesidades del negocio? Sin duda alguna, un programa de facturación gratuito se vislumbra desde el inicio como la opción más viable desde el punto de vista logístico.
La ventaja de un programa de facturación gratis radica, además del ahorro que se genera frente a instalar un software de gran coste, es que estos integran todas las funciones necesarias para cubrir las necesidades de facturación de la empresa.
Así, un ejemplo de este tipo de software es Billin, uno de los mejores proveedores en el mercado actual. Con este programa de facturación gratuito se pueden recibir los siguientes beneficios que se traducen en una mejora de la gestión interna:
- Crear facturas desde el mismo programa o subirlas si ya se tienen en el sistema (sin importar el formato en que han sido creadas).
- Organizar las mismas para acceder a estas en la brevedad posible. La versatilidad del software permite encasillarlas por fecha, estado o incluso de forma individual de acuerdo con los clientes con quien se trabaja.
- Control en todo momento del estado en que se encuentra la factura. Esto es vital para evitar posibles errores de gestión que lleven a la ineficiencia administrativa. Un sistema integrado de notificaciones alertará al usuario cuándo una de estas han sido enviadas, visualizadas o pagadas.
- Un sistema modular permite la conexión con los diferentes gestores o asesores para que estos puedan acceder a los trámites correspondientes. Con solo un clic se puede configurar el nivel de acceso que estos tienen: lector, editor o administrador.
Estas son solo algunas de las características de este programa. Como se puede ver, las funciones integradas compiten de cerca con las ofrecidas por software de alto coste en el mercado. Ahora que se tiene un ejemplo del tipo de programa indicado para las pymes y autónomos, es hora de reivindicar las razones por las cuales se debe incluir un software de facturación en quienes comienzan a incursionar en el mundo empresarial.
¿Por qué instalar un software de facturación?
Los avances en la tecnología han propiciado que gran parte de los trámites que se desarrollaban en papel hayan pasado a un formato digital. En el caso de las facturas, la gestión de la misma se vio simplificada gracias a los softwares diseñados para catalogarlas. Algunas de las ventajas generales que se reciben tras su instalación son las siguientes:
- Ahorro de tiempo: catalogar facturas en formatos tradicionales como Word o Excel, si bien a primera vista parece acertado, es un proceso que requiere tiempo y esfuerzo extra. Programas diseñados exclusivamente para fin puede llegar a ahorrar a la pyme entre 15 y 30 horas al mes debido a que agilizan gran parte de gestión: guardado automático, búsqueda sencilla y seguimiento de su estado.
- Se localizan en un lugar seguro: que opera en dos sentidos. Primero evita pérdidas de facturas debido a un error humano y segundo los problemas de almacenamiento quedan al margen debido a características de la infraestructura del software. A su vez, los inconvenientes del robo de datos quedan al margen gracias a los estándares de seguridad con el cual son programados.
- Acceso en cualquier dispositivo: ya que no se necesita depender del ordenador para modificar o ver el estado de estas, en vista de que desde el móvil o la tablet se puede visualizar sin problema alguno. Esto es especialmente ventajoso cuando se desean hacer modificaciones sobre la marcha o corroborar de forma oportuna el pago de estas.
- Envía y recibe datos rápidamente: lo cual omite el ritual de descargar y adjuntar facturas para luego enviarlas por correo electrónico. Al estar conectado en la nube, todo se realiza a través de un solo clic y en un solo lugar. Esto es solo un ejemplo de la automatización que permiten simplificar tiempo y dinero a los usuarios.
Como se ha podido ver, contratar un servicio de este tipo no es solo una cuestión de capricho, sino de eficiencia administrativa. El paso de los tiempos requiere una adaptación a los mismos para evitar quedar rezagados frente a grandes empresas del mercado. Tomando las decisiones acertadas, la prosperidad del negocio estará garantizada y el crecimiento de esta será solo cuestión de tiempo.
